Что делать с документами при ликвидации компании

26.03.2018

Каждая компания имеет большое количество документов – корпоративных, финансовых, трудовых, хозяйственно-административных, которые накапливаются за годы ее существования. Поэтому при ликвидации компании часто возникают вопросы: что делать со всеми ее документами, где их хранить. Решать данный вопрос необходимо всегда – независимо от того, добровольно или принудительно закрывается компания.

Закон об архивном деле, банкротное законодательство устанавливают, что ликвидационная комиссия, конкурсный управляющий в случае ликвидации фирмы передают на хранение в архив, муниципальный или государственный, часть ее документов. В число передаваемых в архив документов входят бумаги фирмы по личному составу, документы, отнесенные к архивным, а также документы с действующим сроком временного хранения. При этом для передачи документов компания должна заключить договор с соответствующим архивом.

Помимо указанного выше закона, ликвидируемые организации при принятии решения по вопросу, что делать со своими документами, должны руководствоваться основными правилами работы архивов организаций. Так, действует общее правило – при ликвидации компания передает документы либо своему правопреемнику, либо в вышестоящую организацию. В отсутствие возможности передать в вышестоящую организацию документы, они направляются в архив. Решение о передаче документов в архив принимает комиссия, образованная для передачи имущества и дел фирмы. Данное решение представители ликвидационной комиссии должны согласовать с органом управления архивным делом.

Кадровые документы ликвидированной фирмы при отсутствии вышестоящей организации и правопреемника на временное хранение направляются в специализированный архив документов по личному составу. Если его нет, то в государственный архив.

Если срок хранения документов ликвидируемой без правопреемника фирмы на момент ликвидации истек, то они уничтожаются. Если нет – также уничтожаются. Но только по решению местных органов власти или органа исполнительной власти субъекта. По итогам составляется акт, к нему прикладывается опись уничтоженных документов.

Для отдельных видов документов закон установил специальные сроки их хранения. Так, кадровые документы, сформированные до 01.01.2003, хранятся 75 лет. Остальные кадровые документы, то есть составленные и оформленные после 01.01.2003, хранятся 50 лет.

Следует отметить, что за нарушение норм и правил хранения документов ликвидированной фирмы установлена ответственность. Так, согласно ст. 13.25 КоАП за неисполнение компанией предусмотренной законодательством обязанности по хранению документов, нарушение сроков, порядка хранения документов предусмотрен административный штраф. Его размер для должностных лиц – 2 500-5 000 рублей; для юрлиц – 200 000-300 000 тысяч рублей. Ответственность за уничтожение, похищение, сокрытие официальных бумаг фирмы, совершенные с корыстной целью или из иной личной заинтересованности, предусмотрена также уголовным законодательством (ст. 325 УК РФ). Размер штрафа в данном случае может достигать 200 000 рублей.